Cartographie

Améliorations du SGéRN

• Nous avons mis à jour l'ordre utilisé par défaut de l'onglet complété. La demande de relevé de notes la plus récente sera affichée au lieu de la plus ancienne. Cela simplifie le suivi des demandes de relevé de notes des partenaires.
• Nous avons ajouté la ville à côté du nom d’une institution dans la colonne « Source » afin d’aider les partenaires à distinguer les écoles lorsqu’ils consultent les demandes de relevé de notes.
• Nous avons ajouté un sous-filtre « Nom de l’école » au filtre « Nom du conseil » sur la page « Demandes de relevé de notes » pour aider les partenaires à mieux affiner les résultats de recherche.

Amélioration du catalogue de programmes

• Pour offrir plus de souplesse aux collèges, nous avons ajouté la possibilité d’inclure plusieurs dates de début dans un même mois. Cela permet aux candidates et aux candidats de sélectionner facilement la date de début souhaitée dès l’étape de candidature.
• Nous avons également déplacé certains attributs du programme, notamment la durée, l’unité de mesure, les codes spéciaux et l’adresse URL du côté des niveaux d’entrée.
• Afin d’accéder aux demandes de nos partenaires qui souhaitaient une personnalisation encore plus poussée, il est désormais possible de définir des disponibilités distinctes selon les semestres d’entrée pour une admission.

Expérience de la candidate ou du candidat

• Nous avons déployé des efforts considérables pour simplifier les demandes, ce qui permet à un plus grand nombre de personnes de remplir facilement leur demande.
• Ces révisions comprenaient le remaniement des sections de la sélection du cycle d’admission pour les demandes en cours et la mise à jour du libellé de la page « Documents et relevés de notes ».
• Nous avons également rationalisé la procédure permettant aux candidates et candidats de modifier les nom, prénom et date de naissance dans leur demande.
• De plus, nous avons ajouté un message contextuel à la première utilisation rappelant aux candidates et candidats de ne pas utiliser l’adresse électronique de leur école secondaire pour créer un compte (étant donné que l’accès à celle-ci pourrait être perdu une fois leur diplôme obtenu).

Expérience de la candidate ou du candidat

• Nous avons ajouté une remarque à la page « Confirmer l’inscription » pour informer les candidates et les candidats que le lien d’activation de leur compte n’est valable que pendant 24 heures.
• Nous avons mis à jour les messages sur la page « Vos demandes d’admission » afin d’aider les candidates et candidats à comprendre que toute modification apportée à une demande en cours ne sera envoyée aux collèges qu’après le paiement des droits d’admission.
• Nous avons mis à jour les instructions de la page « Renseignements personnels » pour conseiller aux candidates et candidats de nous contacter par courriel, et non par téléphone, pour modifier leur nom ou leur date de naissance.
• Nous avons introduit une convention de nommage pour les relevés de notes et les documents justificatifs. Cela assurera que l'information est claire et constante pour nos partenaires. Chaque nom de fichier comprend maintenant le numéro de compte de l'appliquant et la date à laquelle le document a été reçu.

La cohérence des codes CPE et SPA est cruciale pour la précision des rapports et des analyses, car elle garantit que chaque collège communique ses données de la même façon.

Sans cette collaboration, il est possible que les données que nous utilisons soient moins utiles aux collèges pour informer leurs décisions quant aux programmes, aux services essentiels, etc.

Notre partenariat actuel avec le CATON a pour but d’aider les collèges à améliorer leur compréhension des schémas de transfert des élèves entre les établissements d’enseignement postsecondaire de l’Ontario. L’objectif est de mieux cerner les parcours des élèves en montrant combien changent d’établissement, pour aller où et pour suivre quels programmes.

Grâce à ces données, nous pouvons aider les collèges à soutenir les transferts et veiller à ce que leurs élèves soient satisfaits de leur expérience au sein de l’établissement et du programme choisis.

En 2024-25, OCAS et le COQES ont collaboré sur trois principaux sujets de recherche :

• les programmes collégiaux à temps partiel et leurs candidates et candidats;
• les retombées des incitatifs gouvernementaux en faveur de certains programmes collégiaux en particulier;
• les candidates et candidats francophones.

Ces recherches ont démontré une augmentation des candidatures à temps partiel et des programmes collégiaux à temps partiel ces dernières années, et que les incitatifs conçus pour attirer les candidates et les candidats vers des programmes et des domaines précis à forte demande (par exemple, les soins infirmiers) ont l’effet escompté.

(Nos recherches sur les candidatures francophones se poursuivent et se concentrent sur le nombre reçu par les collèges francophones en provenance d’écoles secondaires francophones et anglophones.)

En saisissant bien la courbe croissante des candidatures et des programmes à temps partiel, les collèges peuvent adapter leur offre pour satisfaire au mieux les besoins de ce groupe démographique en pleine expansion. En outre, le succès des incitatifs ciblés dans les domaines à forte demande suggère que des stratégies similaires pourraient être employées pour attirer les étudiantes et étudiants dans d’autres domaines aux prises avec des pénuries de personnel.

Nous avons également collaboré avec le COQES pour inclure de nouvelles questions dans le sondage 2024 sur l’expérience des candidates et des candidats afin de soutenir leurs initiatives de recherche portant sur les données de candidature et de confirmation.

L’OCAS travaille en étroite collaboration avec les Collèges de l’Ontario, organisation qui défend les intérêts des collèges publics de l’Ontario, afin de soutenir les nouvelles initiatives et de clarifier l’information pour le ministère des Collèges, des Universités, de l’Excellence en recherche et de la Sécurité. En tirant parti des données, nous aidons l’organisation à promouvoir les besoins et les intérêts des collèges de l’Ontario.

L’OCAS offre gratuitement des données aux écoles secondaires (y compris des données agrégées sur les demandes d’admission et les établissements collégiaux où elles ont été déposées) afin d’aider les conseillères et conseillers d’orientation à guider les élèves du secondaire à préparer leurs demandes d’admission collégiale. Quant aux conseils scolaires, moyennant des frais, ils peuvent accéder à des renseignements plus exhaustifs et obtenir ainsi de précieuses données pour la recherche d’élèves.

• L’introduction de ces champs obligatoires est une étape importante vers une procédure de LAP plus normalisée et plus transparente. Les institutions bénéficieront d’une communication plus claire et d’une répartition plus précise en spécifiant le titre du programme, le niveau d’étude et le code SPA (numéro de séquence du programme autorisé).
• Les changements permettent également aux MCUERS, aux collèges et à OCAS de contrôler l’utilisation au niveau des programmes, ce qui nous aide à comprendre quels sont ceux qui allouent le plus de LAP.
• Les changements nous aideront à voir comment les LAP sont utilisées dans le cadre du programme de permis de travail postdiplôme (PTPD), grâce auquel les étudiantes et étudiants de l’étranger des domaines à forte demande (comme les soins infirmiers et l’hygiène dentaire) peuvent rester et travailler au Canada après leurs études.

La version de juillet 2024 comprenait des améliorations pour mieux soutenir le nouveau processus de LAP, en tandem avec le service de lettres d’attestation de l’Ontario d’OCAS. Comme vous pouvez le voir ci-dessous, toutes ces fonctionnalités ont pour but d’accélérer et de faciliter la soumission et le traitement des LAP pour nos partenaires.

Quelques-unes des nouvelles fonctionnalités :

• Téléversement automatique des LAP dans les profils de candidates et candidats – Une fois que le MCUERS a approuvé un lot de lettres d’attestation provinciale, celles-ci sont automatiquement renvoyées au SIA et téléversées dans les profils appropriés.
• Chargement automatique des données des LAP - La date d’expiration et l’identifiant de chaque lettre sont automatiquement ajoutés au profil de la demandeuse ou du demandeur.
• Nouvelle notification par courriel aux candidates et candidats ainsi qu’aux agentes et agents – Les candidates et candidats ainsi que les agentes et agents reçoivent une notification par courriel lorsqu’une LAP peut être téléchargée.

La nouvelle procédure LAP automatisée présente plusieurs avantages pour les collèges, pour les candidates et candidats et pour les agentes et agents, dont les suivants.

• Amélioration de l’efficacité opérationnelle – Nous avons éliminé le travail manuel consistant à télécharger chaque LAP à partir du service de lettres d’attestation de l’Ontario pour le téléverser ensuite dans le SIA.
• Une réponse accélérée – Nous avons permis aux demandeuses et demandeurs ainsi qu’aux agentes et agents d’accéder à leur LAP dans les minutes qui suivent son approbation par le MCUERS, ce qui leur a permis de procéder plus rapidement aux demandes de permis d’études.

Cette version augmente encore notre soutien au processus de LAP en intégrant les flux de travail du SIA au service de lettres d’attestation de l’Ontario d’OCAS :

• Demandes de LAP sur demande – Les utilisatrices et utilisateurs des collèges peuvent désormais demander des LAP à partir de la page Détails de l’offre du SIA. Une fois la demande soumise, l’information est automatiquement envoyée au Service des lettres d’attestation de l’Ontario pour examen et approbation par le MCUERS.
• Meilleure visibilité de l’information des LAP – Nous avons ajouté une nouvelle section LAP au bas de la page Détails de l’offre du SIA pour aider les collèges à voir facilement l’état des nouvelles demandes de LAP, à accéder à celles approuvées et à en consulter le détail.

La dernière version de 2024 comprenait des fonctionnalités nouvelles et actualisées qui ont amélioré l’expérience du SIA d’OCAS pour l’ensemble des utilisatrices et utilisateurs. En voici quelques faits saillants.

Pour les établissements :

• Nous avons ajouté les codes CPE et le statut d’admissibilité au permis de travail postdiplôme (PTPD) aux détails du programme.
• Nous avons ajouté les codes CPE et le statut d’admissibilité au PTPD aux fonctions Export – programmes et Export – Cohorte afin d’aider les collèges à gérer cette nouvelle information.
• Nous avons bonifié la liste « Information complémentaire requise » des renseignements personnels afin d’inclure des options pour le nom, le sexe ou le numéro de passeport de la demandeuse ou du demandeur. Ces derniers peuvent ainsi savoir plus clairement ce qui doit être corrigé dans leur demande.

Pour les demandeuses et demandeurs et les agentes et agents :

• Nous avons ajouté une nouvelle option leur permettant de retirer une acceptation ou de refuser une offre pour des raisons d’admissibilité au PTPD.

La première version de 2025 visait à aider les collèges à répondre aux nouvelles exigences du MCUERS en matière de demandes de LAP :

• Mise à jour de la validation des demandes de LAP – Pour aider les collèges à s’assurer qu’ils incluent les renseignements nécessaires à la déclaration au MCUERS, les demandes de LAP doivent contenir des codes SPA et MCUERS valides. Si ces champs sont erronés, l’étape de validation empêchera la soumission de la demande.